1、要严格按照人事档案材料收集、归档的范围和标准，及时、准确、完整地收集材料。着重收集人事任免、考察考核、学历学绩、评聘职称、录用聘用、表彰奖惩、入党入团、出入国境、调整工资等工作中形成的反映教职员工本人经历及德、能、勤、绩等方面的材料，充实档案内容。
2、收集的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。
3、凡不在归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以退回或者销毁。
4、归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，左边留2．5厘米装订线，各类文件不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔和复写纸书写。
5、材料正式形成后，必须在一个月内送交人事档案管理部门归档。
