人事档案管理部门的职责
1、 保管人事档案，为国家积累档案史料。
2、 收集、鉴别和管理人事档案材料。
3、 办理人事档案的查阅、借阅和转递。
4、 登记职务、工资的变动情况。
5、 做好人事档案的安全、保密、保护工作。
6、 为有关部门提供人事档案信息资料。
7、 调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导。
8、 推广、应用人事档案现代化管理技术。
9、 定期向档案馆（室）移交死亡人员的人事档案。
10、 办理其他有关事项。
人事档案管理岗位职责
1、 遵守《档案法》和各项档案工作规章制度；遵守工作纪律和学校规章制度。
2、 努力学习，认真钻研档案业务知识，不断提高思想和业务水平。
3、 科学管理人事档案，为国家积累档案史料。
4、 收集、鉴别和整理人事档案材料、归档立卷。
5、 办理人事档案的查阅、借阅和转递。
6、 为有关部门、为组织人事工作和领导决策提供人事人才信息。
7、 推广、应用现代化管理技术，搞好人事档案的登记、统计。
8、 调查研究档案工作情况，制定规章制度，搞好档案的基础建设和业务指导。
9、 认真做好人事档案的安全、保密、保护工作。
10、 定期向档案馆（室）移交死亡人员档案。
11、 树立服务意识，服务热情主动，耐心细致。
12、 工作认真负责，积极主动，及时优质地完成承担的各项工作任务，并对工作提出合理化建议。
人事档案管理管理制度
一、 人事档案查（借）阅制度
1、 查（借）阅人员必须是2名共产党员，校内人员需持有《内蒙古工业大学查（借）阅人事档案审批表》、校园一卡通（或身份证）。校外人员需持有单位介绍信、工作证、身份证等相关材料，经分管领导审批后，方可查阅。
2、 人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供查阅和借阅何种档案相关材料，并对提供查阅和借阅的档案进行登记。
3、 任何人不得查阅和借阅本人及其直系亲属的人事档案，任何个人未经组织和相关领导批准，不得查阅和借阅其他人员的人事档案。
4、 查阅和借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布人事档内容。
5、 查、借人员要爱护人事档案，严禁在人事档案材料上写、画、批注、涂改、折叠、拆散，不得抽出、更换、添加任何材料。
6、 未经相关部门批准，不得复制人事档案材料，不得将人事档案内容摘抄、拍照、录像。批准摘录的材料要细致核对，经人事档案部门签署意见盖章后，方可使用。
7、 人事档案一般不借出。因特殊需要（人员死亡、办理退休等）需按查（借）阅人事档案的审批手续办理，并填写借出登记。借出的人事档案要妥善保管，不得交无关人员翻译，不得转借，不得复制，限期归还（最多不超15天）。
二、 人事档案计算机管理制度
1、 爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。
2、 充分发挥《内蒙古工业大学人事管理信息系统》的功能，建立完整的人事信息数据库，利用该系统完成人事档案的收集、查（借）阅、转递、目录等日常管理工作。
3、 以人事档案和人事工作中形成的正式文件为依据采集人事信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。
4、 新进人事档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；日常管理信息每年汇总一次，并做好相关材料的立卷工作。
5、 对新维护的人事档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。
6、 不得随意使用外来磁盘、优盘，确实需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损害和丢失。
7、 未经批准不得提供、复制人事信息，无关人员不得查看人事信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。
8、 利用人事信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。
三、 人事档案材料收集补充制度
1、 按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集人事任免、调动、考察考核、培训、学历学位、职称、奖惩、工资、入党等工作中新形成的人事档案材料，充实人事档案内容。
2、 收集的人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。
3、 凡新参加工作的人员、地方新安置的部队转业干部，都应填写“履历表”，审核后，补充进人事档案。
4、 人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管人事档案的部门归档。
5、 掌握形成人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。
6、 注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料的内容。
7、 认真办理人事档案材料收集登记和交接手续。
四、 人事档案材料鉴别归档制度
1、 对收集的人事档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。
2、 归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。
3、 不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
4、 人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写、凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。
5、 归入的人事档案材料均应按照《人事档案整理工作细则》进行整理立卷。
五、 人事档案转递制度
1、 转递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2、 县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递人事档案。
3、 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
4、 人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
5、 转递档案必须填写“人事档案转递通知单”，办理登记手续。
6、 接受单位收到档案后，应认真核对，并在“人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即返回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。
7、 人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。
8、 凡是转出的人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。
六、 人事档案检查核对制度
1、 人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2、 凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3、 整理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。
4、 转出和接受人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5、 凡收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。
6、 输入计算机的人事信息须与人事档案核对无误后方可使用。
七、 人事档案保管保密制度
1、 严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保管保密工作。
2、 人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管人事档案。
3、 人事档案库房（室）必须备有防火、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。
4、 人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。
5、 非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。
6、 严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及政治历史问题或其它重要问题的材料。
7、 不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。
8、 严禁任何人携带人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。
9、 在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。
八、 送交人事档案材料制度
1、 人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交人事处档案室归档。
2、 任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。
3、 人事处档案室，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。
4、 人事处档案室，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。
5、 发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。
内蒙古工业大学人事处
2017年03月20日
